Dokumenten-Management und Archivierung für Unternehmen

Die Einstellung neuer Mitarbeiter oder steigende Auftragszahlen sind stets ein Zeichen für gut laufende Geschäfte und Aufschwung. Doch oft geht mit der Expansion des Unternehmens auch eine Steigerung der Papierarbeit einher: Unzählige E-Mails, Briefe, Rechnungen und Dokumente fallen an und müssen verwaltet werden.

Eine unsystematische Aktenverwaltung kostet in diesem Fall bares Geld. Damit sind nicht nur die Kopierkosten in Form von Papier und Drucker gemeint, die für die mehrfache Ablage von Dokumenten entstehen. Schnell kann es durch eine Vielzahl an Kopien zu Platzproblemen kommen, Regalwände sind unnötigerweise ausgelastet und eventuell müssen sogar komplett neue Räumlichkeiten angemietet werden. Mitarbeiter müssen sich auf die mühselige Suche nach Informationen machen und können während dieser Zeit keine anderen Aufgaben bearbeiten. Gerade für den Kundenservice ist die fehlende Übersicht ein Problem: Schließlich wollen Kunden ungern minutenlang am Hörer warten gelassen werden, nur weil der Servicemitarbeiter gerade eine entsprechende Rechnung nicht findet. Im schlimmsten Fall gehen Dokumente sogar komplett verloren oder sind gar nicht auffindbar. Dieses Risiko entsteht vor allem dann, wenn Mitarbeiter Dokumente dezentral auf dem eigenen Rechner für ihren Gebrauch einscannen und verwalten, aber nicht für Kollegen freigeben. Andere Mitarbeiter haben folglich gar keinen Zugriff darauf. Durch Aktenberge und Mehrfachabheftungen steigt außerdem die Gefahr, Rechnungen falsch zu bearbeiten oder zu übersehen. Unschöne Mahngebühren können die Folge sein – dabei wären sie leicht zu vermeiden.

Nicht nur Mahngebühren, auch alle anderen beschrieben Probleme der Schriftgutverwaltung, der Verwaltung von Papierdokumenten, können durch eine Umstellung auf ein durch Software gestütztes elektrisches Dokumentenmanagement vermieden werden. Vorbei sind die Tage, an denen Mitarbeiter Aktenordner händisch durchwälzen mussten. Stattdessen durchsuchen sie einfach an ihrem Rechner eine zentrale Datenbank, in der alle Dokumente abgelegt sind – und das mit nur einem Klick. Die datenbankgestützte Verwaltung durch Dokumentmanagementsystem (DMS) als Mittel zur Archivierung ermöglicht den digitalen und zentralen Zugriff jeglicher Dokumente für alle Mitarbeiter.

Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software (DMS)

Es gibt also einiges, was für den Einsatz von einem DMS spricht. Keine Kosten für Kopien, die Suche nach Dokumenten wird verkürzt und kein Mitarbeiter steht vor dem Problem, dass ihm Zugriffsrechte auf ein Dokument fehlen, weil es auf dem Rechner eines Kollegen liegt. Doch das sind nicht die einzigen Stärken von DMS. Allein aus der digitalen Zentralisierung von Schriftstücken ergeben sich Vorteile:

Der Zugriff auf die Datenbank kann von fast überall erfolgen, egal ob vom Büro oder auf Geschäftsreise. Dadurch muss man wichtige Akten nicht in Ordnern mit sich herumschleppen und hat auch von unterwegs immer Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.

Mitarbeiter aus dem Sekretariat müssen nicht mehr zur Buchhaltung laufen um Dokumente oder Rechnungen zu übergeben. Alle Abteilungen erhalten Zugriff auf die für sie notwendigen Dokumente. Alle Informationen liegen gesammelt an einem Ort.

Ein DMS vereinfach die Kollaboration von Mitarbeitern. Sie haben nicht einfach nur Zugriff auf die geteilten Dokumente, sondern können diese auch bearbeiten oder Kollegen mit besonderen Qualitäten zuweisen. Auch der gemeinsame Zugriff auf ein Dokument von zwei Mitarbeitern zum selben Zeitpunkt führt bei einem DMS nicht zum Rechtekonflikt. Später mehr zu den verschiedenen Funktionen von einem DMS.

Riesige Aktenschränke nehmen viel Platz weg. Der Einsatz eines DMS machen diese überflüssig.

Mit einem DMS lässt sich neben Platz und Geld auch richtig Zeit sparen. Davon profitieren Mitarbeiter und Kunden. Erstere können ihren Fokus auf kreativere Aufgaben legen und verbringen weniger Zeit mit dem Durchsuchen von Aktensammlungen. Die Kunden freuen sich darüber, dass ihre Anliegen schneller bearbeitet werden und profitieren vom besseren Service:

Sollten Mitarbeiter den Titel eines Dokuments vergessen haben, können sie die Datenbank auch mit Hilfe von Buzzwords durchsuchen und so schnell auf das richtige Dokument stoßen. Ruft beispielsweise ein Kunde an, kann anhand des Nachnamens bereits das Dokument aufgerufen werden. Der Mitarbeiter weiß sofort worum es geht und hinterlässt einen guten Eindruck.

Durch elektrisches Dokumentenmanagement lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren. Ein Beispiel: Eine im Sekretariat eingegangene Rechnung wird zum Sachbearbeiter delegiert. Dieser prüft die Rechnung, die dann, je Höhe des Betrags, entweder automatisch direkt an die Buchhaltung oder zur Kontrolle noch einmal an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden. Nachdem die Rechnung bezahlt ist, erhält das Sekretariat automatisch eine Bestätigung und kann bei Anruf des Kunden sofort Auskunft erteilen. Über die automatische Verarbeitung lassen sich also nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch E-Mail-Systeme entlasten.

Wie viel sich am Ende mit dem Einsatz von einem DMS sparen lässt, hängt natürlich von Firmenstruktur und Größe ab. Die Kosten für die Einführung belaufen sich etwa auf 10.000 Euro, inklusive Serviceleistungen. Der Return on Investment ist jedoch schnell. Der DMS-Anbieter Bitfarm Informationssysteme GmbH schätzt, dass die Zeitersparnis bei der manuellen Ablage bei Führungs-, Fach-, und Bürohilfskräften zwischen 50 und 80 Prozent liegt, wobei letztere am stärksten vom DMS profitieren würden. Je mehr Zeit die Mitarbeiter während ihres Arbeitstages mit der Ablage verbringen, desto mehr Aufgaben können durch die DMS schneller abgeschlossen werden. Schon bei nur zwei Bürohilfskräften sei das Einsparpotential bei über 14.000 Euro, so Bitfarm. Der Anbieter fügt in seinem Rechenbeispiel noch fünf Sachbearbeiter, zehn Fachkräfte und zwei Führungskräfte hinzu – und errechnet ein stolzes Sparpotential von fast 47.000 Euro.

Wie steht es um den Datenschutz?

Die Arbeit mit kundenbezogenen Daten sowie deren digitale Verarbeitung ruft bei vielen unternehmen Sorgen in Hinsicht Manipulation, Datenschutz und Compliance-Anforderungen hervor. Anbieter von DMS, wie auch Bitfarm, garantieren jedoch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in ihren Programmen und nehmen diesen Bedenken so den Wind aus den Segeln. So gibt Bitfarm an, gesetzliche Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) einzuhalten.

In der GoBD ist unter anderem die Revisionssicherheit von Dokumenten geregelt, was für die Verarbeitung von Schriftstücken im DMS wichtig ist. Darunter fallen alle Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, beispielsweise Bilanzen, Arbeitsanweisungen oder E-Mails. Revisionssicherheit garantiert den Schutz eines Schriftstücks und definiert anhand mehrerer Kriterien, wie Unterlagen gespeichert werden müssen:

Eine Datei muss unverlierbar und unveränderbar sein. Sie kann folglich nicht aus einem Archiv verloren gehen und ist vor nachträglichen Änderungen geschützt.

Bei allen Dateien muss stets die Ursprungsdatei erhalten bleiben. Wird also ein Word-Dokument in eine PDF umgewandelt, darf die ursprüngliche Word-Datei nicht gelöscht werden.

Dokumente müssen jederzeit sofort und lückenlos verfügbar sein. Das bedeutet, dass die Speicherung eines Dokuments sofort erfolgt und entsprechend auffindbar in der Datenbank ist. Außerdem gibt es eine Übersicht über vorgenommene Änderungen an der Datei.

Zuletzt müssen Dokumente maschinell auswertbar, also vom bearbeitenden Programm lesbar, sein.

Wie arbeitet ein DMS?

Um diese Lesbarkeit sicherzustellen nutzt ein DMS beim Erfassen und Erstellen von Dokumenten eine optische Zeichenerkennung, im englischen Optical Character Recogniton (OCR). Ein Vorteil bei eingescannten Dokumenten, die andernfalls nur als Bilddatei verfügbar wären. Scanner sind nämlich optische Eingabegeräte. Der Scan eines Dokuments liefert als Ergebnis deswegen nur eine Rastergrafik: ein Muster, auf dem die Färbung von Pixeln angegeben ist. Die optische Zeichenerkennung nimmt nun dieses Pixelmuster und identifiziert Buchstaben, Zahlen und Zeichen auf dem Dokument und wandelt sie in Schrift um. Häufig wird dabei auch der Kontext mit einbezogen. Intelligente Zeichenerkennung (Intelligent Character Recognition) korrigiert beispielsweise ein erkanntes „B“ zu einer „8“, wenn dieses innerhalb einer Zahlenfolge steht. Aus „6.7B9“ wird also „6.789“.

Das Erfassen und Erstellen im DMS umfasst jedoch nicht nur eingescannte Dokumente. Auch elektronische Dokumente wie E-Mails werden automatisch ins DMS übertragen und lassen sich mich Suchwörtern für eine einfachere Identifizierung versehen. Dies geschieht entweder automatisch oder kann manuell vorgenommen werden. Neben der „Capture“ Funktion hat ein DMS jedoch auch weitere Eigenschaften:

Mit der „Deliver“-Funktion werden Dokumente an die verantwortlichen Abteilungen weitergeleitet. Dies kann zum Beispiel ein Sachbearbeiter sein oder die Buchhaltung. Über das DMS kann, wie beim Punkt automatisierter Geschäftsprozesse bereits erwähnt, das Dokument entweder automatisch an die bearbeitende Stelle weiterleiten oder manuell an einen Mitarbeiter verteilt werden.

Controller können die Bearbeitung von Dokumenten überprüfen und auch vorgenommene Veränderungen am Schriftstück anhand einer Historie einsehen. Ältere Versionen des Dokuments sind zudem in den meisten DMS aufrufbar.

Manche Dokumente müssen lange Zeit aufbewahrt werden. Für jene, die unter die GoBD fallen, liegt die Aufbewahrungsfrist in Deutschland zwischen sechs und zehn Jahren. Das DMS archiviert diese Dokumente revisionssicher.

Gleichzeitig gibt es Dokumente, wie Bewerbungsunterlagen, die nach einer gewissen Zeit gelöscht werden müssen. Das DMS hilft dabei, den Überblick zu bewahren, wann welche Dokumente gelöscht werden dürfen oder müssen und kann dies sogar automatisch übernehmen.

Die Bereitstellung von Informationen und Dokumenten sowie der daraus resultierende Erkenntnisgewinn werden durch eine umfangreiche Suchfunktion umgesetzt. Hierbei spielt es keine Rolle, ob das gesuchte Dokument gerade durch einen anderen Mitarbeiter aufgerufen oder bearbeitet wird.

Beispiel DMS bitfarm-Archiv

Es gibt zahlreiche Anbieter von DMS, einer der bekanntesten ist sicherlich der deutsche Softwarehersteller SAP, dessen Portfolio neben DMS natürlich noch einige Leistungen mehr umfasst. Einige Anbieter haben sich auch rein auf DMS spezialisiert. So auch die Bitfarm Informationssysteme GmbH. Seit 2003 bietet das Unternehmen ein Open Source DMS, welches unter anderem vom Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt sowie Mazda-Vertragshändlern in Deutschland, Österreich und der Schweiz genutzt wird.

bitfarm-Archiv richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und öffentliche Verwaltung und bietet seine Open Source Solution in zwei Varianten an. Für Privatanwender und kleine Arbeitsgruppen gibt es die frei verfügbare GPL-Edition mit kleinerem Funktionsumfang. Für Unternehmen mit bis zu 5.000 angeschlossenen Nutzern bietet sich die Enterprise-Edition mit dem vollen Funktionsumfang an. Hierbei fallen zwar, wie bei allen DMS, Kosten für Einrichtung-, Schulung, und Support an, durch die Open Source Entwicklung entfallen jedoch sämtliche Lizenzkosten. Auf lange Sicht bietet bitfarm-Archiv dadurch ein größeres Sparpotenzial als lizensierte Software, für die in regelmäßigen Abständen gezahlt werden muss. Trotz kostengünstigerer Alternative müssen in Sachen Funktionalität keine Abstriche gemacht werden. Alle hier erwähnten Vorteile, Eigenschaften und Funktionen werden auch in der Enterprise-Version umgesetzt.

Mit bitfarm-Archiv und anderen DMS gehören sperrige Aktenschränke also der Vergangenheit an. Sie ermöglichen Zugriff von Überall, erlauben automatisierte Prozesse, schnelleres Auffinden von Dokumenten und besseren Kundenservice. Und im Fall von bitfarm-Archiv das alles sogar ohne regelmäßige Lizenzgebühren.