Exchange für E-Mail, Kalender & Co. - Ob in der Cloud oder als lokaler Server

Unternehmenslösung für E-Mail & Co.

E-Mails und IT-gestützte Termin-, Aufgaben- und Adressverwaltung gehören heutzutage zu selbstverständlichen Organisationsmitteln im Unternehmen. Als Quasi Standard hat sich in den vergangenen Jahren Microsoft Outlook etabliert. Perfekt abgerundet wird Outlook jedoch erst durch Microsoft-Exchange als übergeordnete Instanz. Erst Exchange stellt Administrations-Werkzeuge zur Verfügung, mit deren Hilfe aus isolierten OutlookEinzelinstallationen eine homogene Unternehmenslösung wird. Von besonderem Vorteil ist der komplikationslose externe Zugriff auf eigene Daten.

Lokal im Unternehmen

• Zentraler Eingang für allgemeine E-Mails (info@, kontakt@ etc.)
• Zentrale + persönliche Kalender, virtuelle Integration
• Zentrale Adressenverwaltung
• Unternehmensweite Ermittlung freier Termine, z. B. für Meetings
• Zentrale Zuweisung von Aufgaben, Nachverfolgung
• Übergeordnete Richtlinien (Compliance)
• Zentrale Datenführung (Datensicherung etc.)
• Basis für die zentrale revisionssichere E-Mail-Archivierung

Schon gewusst?

Exchange gibt es wahlweise als Cloud-Lösung oder als lokale Installation. Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden: Von außerhalb können Sie über Smartphone, Tablet, Notebook usw. stets auf Ihre E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Termine zugreifen.

Wenn Unternehmen eine gewisse Größe und Mitarbeiterzahl überschreiten, stehen meist auch Veränderungen der IT-Strukturen an. Viele kleine Unternehmen setzen beispielsweise für die Kommunikation zu Anfang oft auf kostenlose E-Mail-Anbieter oder Webhosting-Pakete. Diese Lösungen sind schnell eingerichtet, aber stoßen mit einem wachsenden Unternehmen fast ebenso schnell an ihre Grenzen. Mehr Mitarbeiter bedeuten zudem auch mehr Termine, beispielsweise Meetings oder Treffen mit Kunden. Da kann es bei der Abstimmung schnell zum Durcheinander kommen, wenn die Terminkalender nicht vernünftig gepflegt werden oder schlecht zugänglich sind. Zudem kostet es Nerven und Zeit, für die verschiedenen Funktionen wie E-Mail, Kalender oder Firmenkontakte stets verschiedene Programme aufrufen zu müssen, besonders wenn man nicht nur am Desktop-PC arbeitet, sondern auch von unterwegs ständig Zugriff auf diese Informationen braucht.

Office 365 und Exchange-Server – wann lohnt sich der Umstieg?

Für Unternehmen lohnt sich an diesem Punkt daher oft der Umstieg auf den Microsoft Dienst Office 365 oder einen Exchange Server. Exchange Server werden lokal betrieben, es steht also ein Server im Unternehmen, der installiert, regelmäßig gewartet und verwaltet werden muss. Office 365 hingegen funktioniert als Clouddienst. Die Kosten für einen lokalen Server entfallen, stattdessen wird für die Software in Form eines monatlichen Abos bezahlt. Hierbei spricht man von einer Software-as-a-Service (SaaS) – eine Software als Dienstleistung. Später mehr zu den Unterschieden zwischen Exchange-Servern und Office 365, sowie den Vor- und Nachteilen.

Egal, ob man sich für Office 365 oder Exchange Server entscheidet. Beide Möglichkeiten bieten gegenüber einer selbst gebastelten Lösung mit verschiedenen Tools einige Pluspunkte:

• Sämtliche E-Mail, Kalender und Kontakte können über eine Anwendung verwaltet werden
• Kein Wechsel zwischen Accounts zur Verwaltung von Kalender und E-Mails, egal ob mit Laptop, Smartphone oder Desktop-PC
• Alle Features von Outlook sind verfügbar, darunter Urlaubsvertretung, Abwesenheitsnachrichten, verschlüsselten Mails, Einstellung verschiedener Zeitzonen oder die Erstellung von Besprechungsterminen mit direkter Zusage
• Die Nutzung von Exchange-Schnittstellen ist schneller, in ihren Funktionen umfangreicher und benötigt weniger Datenvolumen, was für Smartphone Nutzer im Außendienst besonders interessant ist

Insbesondere der letzte Punkt verdeutlicht die Vorteile von Exchange-Schnittstellen, die es sowohl bei Exchange-Servern als auch bei Office 365 gibt. Freemailer nutzen häufig nur die E-Mail Protokolle IMAP und POP3. Die Protokolle sind für den Download von E-Mails vom Server (POP3) und die Synchronisation des E-Mail-Kontos auf den verschiedenen Geräten (IMAP) zuständig. Für den Download wird in regelmäßigen Abständen von wenigen Sekunden beim Server angefragt, ob neue Mails vorhanden sind. Dieser Vorgang wird Polling genannt. Jede Abfrage kostet jedoch Ressourcen. Exchange-Schnittstellen hingegen nutzen ein Push-System. Mails werden, vereinfacht gesagt, vom Server direkt in das Postfach geschoben. Dadurch entfällt die Wartezeit der Anfragen beim Polling und Mails landen ohne Zeitverlust direkt im Posteingang.

Lokaler Server oder Cloud-Solution?

Mit lokalen Exchange-Servern und Office 365 lassen sich also viele Probleme selbst zusammengewürfelter Tools umgehen. Wie erwähnt, ist bei Exchange-Servern ein physischer Server im Gebäude vorhanden. Wartung, Pflege und Einrichtung bleibt also am Unternehmen selbst hängen. Office 365 hingegen funktioniert als Cloud-Anwendung. Cloud Computing beschreibt dabei eine IT-Infrastruktur, die über das Internet bereitgestellt wird. Server stehen also nicht im Firmengebäude, sondern in einem Server Zentrum und müssen nicht selbst verwaltet werden. Der Zugriff auf die Programme erfolgt als Dienstleistung (Software-as-a-Service) in Form eines Abonnements über das Internet. Sowohl bei Exchange-Server als auch Office 365 lässt sich der Speicherplatz individuell anpassen. Während man bei Exchange mit Festplatten seinen Speicherplatz erweitert, kann bei Cloud-Lösungen über den Anbieter zusätzlicher Speicherplatz hinzugebucht werden. Beide Systeme haben Vor- und Nachteile, die je nach Größe der eigenen Firma mehr oder weniger schwer ins Gewicht fallen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto stärker überwiegen die Vorteile von Exchange-Servern. Für kleinere Unternehmen sind die Lizenz-, Anschaffungs- und Wartungskosten verglichen mit Cloud-Lösungen meist teurer. Dennoch kann natürlich kann auch hier der Einsatz sinnvoll sein. Exchange-Servern bieten dabei folgende Vorteile:

• Mit einem Lokalen Exchange Server hat man stets volle Kontrolle über Daten, Hard- und Software.
• Die Größe von E-Mails, die empfangen oder gesendet werden kann, kann selbst angegeben werden. Praktisch wenn man häufig große Anhänge versenden oder empfangen möchte.
• Wartungsarbeiten am Server können dann geplant werden, wenn gerade niemand darauf zugreifen muss.
• Die Infrastruktur liegt nah an den Endnutzern, was in Sachen Geschwindigkeit noch ein paar Extrapunkte rausholt.

Neben den bereits erwähnten Wartungs- und Anschaffungskosten gibt es jedoch auch ein paar Punkte, die gegen Exchange-Server sprechen:

• Wenn der lokale Server durch einen Stromausfall oder Hardwaredefekt einmal ausfällt, geht erst einmal nichts mehr. Durch die geringe Ausfallsicherheit greifen Firmen deswegen manchmal zu einem zweiten Backup-Server, was jedoch wieder mit weiteren Kosten für Kühlung und Strom verbunden ist.
• Wenn Updates zum Schutz vor Viren, Spyware und Trojanern nicht regelmäßig auf den Server gespielt werden, wird dieser schnell zum Sicherheitsrisiko.

Diesen Nachteilen von Exchange-Servern haben cloudbasierte Lösungen wie Office 365 von Microsoft etwas entgegen zu setzen:

• Keine Kosten für zusätzliches Personal zur Verwaltung, Anschaffung, Strom und Kühlung.
• Keine Ausgaben für Hard- und Software
• Hohe Verfügbarkeit, die einen Zugriff von fast überall ermöglicht
• Kosten für Wartung und Updates sind bereits im Abonnement enthalten

Doch es gibt auch gute Argumente, die gegen die Nutzung von Clouddiensten wie Office 365 sprechen. Die Buchung weiterer Speicherkapazität ist ab einer bestimmten Menge meist teurer als die Aufrüstung von Servern mit Festplatten. Zudem werden die Daten nicht auf dem eigenen Server gespeichert, sondern beim Anbieter der Software. Bei Office 365 folglich auf Servern von Microsoft. Zwar hat Microsoft angekündigt, die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für alle Clouddienste zu erfüllen, Kritiker sorgen sich dennoch um den Datenschutz.

Am Ende müssen Unternehmen kalkulieren, ob ein Abo-Modell günstiger für sie ist, als ein eigener Server mit Kosten für Hardware, Lizenzen und Administration. Für Mitarbeiter, die ja täglich auf ihrem Tablet, Smartphone oder PC mit der neuen Software arbeiten, macht es keinen Unterschied ob seitens des Unternehmens Exchange-Server oder Office 365 genutzt wird. Beides sichert komfortablen Zugang mit All-in-One Solutions auf allen Geräten. Für kleinere Firmen erweisen sich die Cloudlösungen wie Office 365 jedoch häufiger als kostengünstiger verglichen mit der Anschaffung eines eigenen lokalen Servers.