Werkstatt-Terminplaner „1-wtp“

Termine, Kundendaten, Bestandsverwaltung, Auswertung von Verkäufen – bei Autohäusern fällt eine Menge an Schreibarbeit an. Noch immer nutzen Werkstätten und Autohäuser dazu die klassische Variante mit Stift und Papier. Mit Hilfe von Planungstafeln sollen Aufgaben und Prozesse, sowie deren Zeitbedarf und Ressourcenverbrauch für alle Mitarbeiter sichtbar gemacht werden. Doch die Nutzung von Stift und Papier bietet Nachteile: Zu schnell gehen Unterlagen verloren, werden unleserlich oder sind von anderen Mitarbeitern nicht zu finden. Dazu kommt mitunter lästiges einscannen für die digitale Verwaltung. Dabei garantiert eine übersichtliche Werkstattplanung optimierte Arbeitsprozesse und weniger Stress.

Deswegen gehen immer mehr Betriebe dazu über, einen Großteil dieser Schreibarbeit und Datenverwaltung direkt digital zu erledigen. Dabei lösen individuell anpassbare All-in-One-Solutions zusammengewürfelte Software-Lösungen mehr und mehr ab. Vorbei sind die Tage, in denen Mitarbeiter Excel-Listen pflegen und eine Vielzahl an Programmen aufrufen mussten. Auch für Analysen müssen Informationen nicht mehr fehleranfällig von einer Software in die nächste übertragen werden. Eine Werkstattplaner-Software, wie beispielsweise 1-wtp, bündelt alle wichtigen Funktionen, auf die Mitarbeiter und Unternehmen im Laufe ihres Arbeitstages angewiesen sind.

Termine und Bestand aus einer Hand

Zudem bieten einige Programme eine direkte Schnittstelle zum Dealer-Managementsystem, kurz DMS. Ein entscheidender Vorteil für den Leistungsumfang von Werkstattplaner-Software. Schließlich unterstützt das DMS Autohäuser bei fast allen anfallenden Geschäftsprozessen wie Ein- und Verkauf, Inventur, Buchhaltung oder Costumer-Relationship Management, also den Aufbau der Kundenbeziehung. Durch die Schnittstelle kann Software wie 1-wtp auf diese Informationen zugreifen und sie in die gesamte Werkstattplanung mit einbeziehen. Das Portfolio von 1-wtp umfasst dabei eine ganze Palette an Leistungen, allein wenn es um die Planung von Terminen und die Verwaltung vom Bestand geht:

• Einfache Terminplanung mit Blick auf bereits vergebene Termine und daraus resultierende Auslastung. Dabei greift 1-wtp auf Informationen wie Kunden- und Fahrzeugdaten aus dem DMS zurück und weiß, wann die nächste Hauptuntersuchung oder der nächste Reifenwechsel fällig ist. Der Termin wird dann ganz einfach per Mail und SMS bestätigt.
• Verwaltung von Ersatz- oder Mietfahrzeugen für Kunden mit automatischer Erstellung von Verträgen und Abrechnung für den Wagen. Kunden können die Verträge dann sogar direkt ganz bequem am Tablet unterschreiben, wodurch Druckkosten gespart werden können. Dieses Feature lässt sich auch gut für die Planung von Probefahrten nutzen.
• Werden Reifen für Kunden eingelagert, werden Informationen zu Profiltiefe gleich miterfasst. So können zuverlässig Empfehlungen für Reifenwechsel ausgesprochen werden. Außerdem bietet 1-wtp eine Übersicht, wo welche Reifen eingelagert sind. Lästiges Suchen nach den richtigen Reifen entfällt also
• Über die Dispositionsfunktion können Aufträge direkt Monteuren zugeordnet werden, entweder sofort bei der Erstellung des Termins oder später. 1-wtp berücksichtigt Zusatzqualifikationen der Monteure und individuelle Pausenzeiten oder Arztbesuche. Dabei überprüft das Programm immer, ob der für den Kunden angegebene Abholtermin bei der Vergabe einzuhalten ist.

Service wird immer wichtiger

Neben allgemeiner Termin- und Bestandsverwaltung hilft eine Werkstattplaner-Software Autohäusern auch bei der Erstellung regelmäßiger Service-Termine. Die angebotenen Serviceleistungen werden für Autohäuser neben dem Kerngeschäft immer wichtiger. Dies hat zwei Ursachen.

1. Die Digitalisierung industrieller Produktion, oft Industrie 4.0 genannt, hat die Handlungsstrategien in vielen Branchen massiv beeinflusst. In Folge dessen haben sich neue Monetarisierungsstrategien entwickelt. Auffällig dabei: Produkte werden häufig nicht mehr direkt verkauft, sondern in Dienstleistungen eingebunden und über Abonnements vermarktet.
2. Mit dem Boom der sogenannten Sharing-Economy, bekannt Firmen sind Uber oder Airbnb, werden immer mehr bereits vorhandene aber nur zum Teil oder sogar gänzlich ungenutzte Ressourcen den Menschen zugänglich gemacht.

Aus diesen beiden Faktoren lässt sich für Autohäuser ableiten: In Zukunft werden Modelle wie Carsharing an Zulauf gewinnen, absolute Verkaufszahlen auf lange Sicht vermutlich sinken. Umso wichtiger wird es, sich bereits frühzeitig mit zuverlässigen Service- und Dienstleistungen auf dem Markt zu etablieren. Auch hier kann Werkstattplaner-Software ein Faktor sein. 1-wtp bietet hierfür Funktionen zur Auswertung und Erstellung von Terminen im Bereich Aftersales.

• Die Auswertung ermöglicht ein Monitoring der eigenen Auslastung. Auf einen Blick werden ungenutzte Potenziale sichtbar. Mit zahlreichen Funktionen können Serviceumsätze, Monteure oder Erträge statistisch ausgewertet und individuelle Reportings erstellt werden.
• Aftersales werden in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Bei Serviceleistungen wie Hauptuntersuchungen, Ölwechsel, Wartung oder Erneuerung des Zahnriemens sollte das Autohaus aktiv auf Kunden zugehen. Oft wird das vorhandene Potenzial jedoch nicht ausgeschöpft. 1-wtp unterstützt bei der Erstellung dieser Termine und erinnert Kunden bequem per SMS an anstehende Werkstattbesuche.

Mit Werkstattplaner-Software lassen sich Autohäuser besser auf die Zukunft und Kundenbedürfnisse ausrichten. Die Planung von Dienst- und Serviceleistungen, die zweifelsohne an Bedeutung gewinnen, wird verbessern. All-in-One-Solutions vermeiden dabei Fehler beim Übertragen und erübrigen den Wechsel zwischen verschiedenen Programmen. Sie ermöglichen Mitarbeitern eine bessere Übersicht hinsichtlich ihrer Termine und des Bestands. Dadurch verbessern sie die Auslastung, reduzieren Termindruck und somit auch das Stresslevel der Mitarbeiter.