IT Projektmanagement in Krefeld, Niederrhein und Umgebung

Wann sprechen wir eigentlich von einem Projekt? 

Ein Projekt ist ein in sich geschlossenes Vorhaben, das einen klar festgelegten Anfangs- und Endtermin hat. Ein Projekt grenzt sich vom normalen Tagesgeschäft ab und ist in seiner Zielsetzung eine einmalige Aufgabe. Hierbei spielt die Innovation eine große Rolle. Wiederkehrende Prozesse sind keine Projekte. Und ein wichtiger Punkt kommt dazu: Für die Erledigung bedarf es eines Projektteams außerhalb der normalen Hierarchie. 

Was sind typische IT-Projekte? 

Ein typisches IT-Projekt ist die Einführung einer Standardsoftware, aber auch Releasewechsel werden im Rahmen eines Projektes durchgeführt. Releasewechsel sind erforderliche Anpassungen an der Software durch geänderte Rahmenbedingungen, gesetzliche Vorschriften, neue Funktionalitäten etc. 

Wie wird ein Projekt vorbereitet? 

Eine gute Vorbereitung ist das A und O eines Projektes. Eine unklare oder nicht ab- und eingegrenzte Aufgabenstellung kann ein Projekt scheitern lassen. Hier sind Sie als Kunde ganz besonders gefragt. Für ein IT-Projekt muss im Vorfeld immer ein Fachkonzept erarbeitet werden. Das braucht Zeit, ist aber unumgänglich für ein gutes Projektergebnis. Das Fachkonzept wird von einem IT-Projektmanager in enger Zusammenarbeit mit Ihnen als Kunde erstellt. Es braucht hierfür klare Vorgaben zur Zielerreichung vom Kunden als Auftraggeber. Aber es werden auch Informationen zur Ist-Analyse und zum Umgang mit dem Projektergebnis benötigt. Hier sind die Kunden als Anwender gefragt, oft auch als Stakeholder bezeichnet. Je mehr Sie sich hierfür „Zeit nehmen“, desto besser wird das Fachkonzept. 

Warum muss ein Projekt detailliert geplant werden? 

Auf der Basis der erforderlichen Endergebnisse werden für jedes Teilergebnis auf dem Zeitstrahl die erforderlichen Aufgaben bis in die dritte Ebene hinunter geplant. Als Faustregel gilt hier: sind mehrere Personen an der Erledigung einer Aufgabe beteiligt, wird der Aufwand mindestens je Person geplant. Welche Voraussetzungen und Abhängigkeiten gibt es zwischen den Aufgaben, wer erledigt sie, was braucht es dazu etc. Ohne diese Detaillierung werden Zeitaufwand und auch Personalaufwand regelmäßig unterschätzt. Abhängigkeiten, dass eine Aufgabe erst nach Erledigung oder gar Entscheidung über ein anderes Teilergebnis beginnen kann, werden völlig übersehen. Dadurch kommt es zu unrealistischen Erwartungen seitens der Auftraggeber bezüglich Zeit, Kosten und Personalaufwand. Das Ende vom Lied sind unzufriedene Kunden (Auftraggeber, aber auch die Anwender) und unzufriedene IT-Projektmanager. Nehmen Sie sich die Zeit, das Ergebnis wird es Ihnen danken. 

Warum können IT-Projektmanager nicht die Arbeit allein erledigen? 

Während der Laufzeit des Projektes ist ein intensives Zusammenspiel mit Ihnen als Kunden unerlässlich. Sind Sie schon an der Projektplanung beteiligt, werden Sie auch verstehen, warum Sie in welchem Umfang auch während der Projektlaufzeit benötigt werden. Es gibt einen Projektstrukturplan und jeder Beteiligte kann sich darauf einstellen. Für kritische Abhängigkeiten sind Zeit- und Kostenreserven von vornherein eingeplant. Der Plan wird tagesaktuell geführt und Änderungen bzw. Anpassungen erfährt jeder Projektbeteiligte. Besonders intensiv wird die Mitarbeit der künftigen Anwender bei Ihnen als Kunden in der Erprobungsphase sein. Nur so können erforderliche Korrekturen oder Richtungsänderungen sofort angestoßen oder umgesetzt werden. 

Warum gibt es ein Kommunikationskonzept? 

Kommunikation muss in alle Richtungen funktionieren. Von Ihnen als Auftraggeber zum IT-Projektmanager, aber auch umgekehrt. Sind schnelle Entscheidungen wichtig für den weiteren Projektverlauf, braucht es klare Regelungen z.B. in der Vertretung. Innerhalb des Projektes erfolgt die Kommunikation über Teambesprechungen und ein festgelegtes Informationsmanagement. Sie als Kunden und künftige Anwender der Projektergebnisse dürfen ihre Anforderungen an Kommunikation und Information schon zu Beginn des Projektes einbringen.